De 10 Gmail sneltoetsen die mij 65 uur per jaar besparen

Een jaar geleden hield ik de inbox van een directielid bij. Dit betekende dat er veel e-mail binnenkwam die afgehandeld moest worden. Al snel werd mij aangeraden om een aantal sneltoetsen uit mijn hoofd te leren. Dit bespaart kostbare tijd en zorgt voor rust in je eigen werk en hoofd, doordat je controle hebt over je inbox.

Tegenwoordig merk ik dat weinig mensen om mij heen hier bekend mee zijn, terwijl zij dagelijks een hele berg e-mails verwerken. Daarom deel ik in dit artikel 10 handige sneltoetsen en geef ik andere tips om je e-mails te verwerken.

“Dagelijks werk verbeteren is belangrijker dan dagelijks werk doen”

Deze 10 sneltoetsen uit je hoofd leren zal je zo’n 15 minuten per dag besparen. Dit is 65 uur op jaarbasis. Dit is kostbare tijd. Zeker gezien dat de gemiddelde werknemer 2 uur per dag bezig is met e-mail. Dit staat gelijk aan 25% van je werkdag.

Ik zie twee grote voordelen voor zowel werkgever als werknemer. Ten eerste, minder bezig zijn met e-mail leidt tot veel productiviteitswinst. Ten tweede, controle over je inbox zorgt voor minder stress.

In dit overzicht vind je de sneltoetsen voor Gmail gebruikers met een Windows account, omdat we dat gebruiken bij mijn werkgever. Andere e-mailproviders en besturingssystemen gebruiken andere sneltoetsen.

Daar gaan we! Zorg wel dat jij je sneltoetsen hebt geactiveerd.

Begin met opruimen

Wanneer je aan je e-mail begint moet je zelf beslissen. Mijn advies is om eerst je grootste en meest lastige taak te kiezen en daaraan te werken. Je bent dan nog lekker fris. Open vervolgens pas je e-mail. Het kan ook zo zijn dat jij liever begint met je e-mail. Wat je ook kiest, doorloop je inbox met de volgende sneltoetsen.

‘x’ – Selecteer e-mail.

Selecteer alle e-mails (met ‘x’ en pijltjestoetsen) waar jij niks aan hebt en niet naar hoeft te kijken.

‘e’ – Archiveren

Vervolgens kun je één voor één e-mails selecteren met ´x´ en deze met ENTER openen.

Doe dit bijvoorbeeld voor de e-mails die je alleen hoeft te lezen. E-mail gelezen? Druk weer op ´e´ als je deze direct wil archiveren. Jij belandt dan weer in je inbox.

Je kan ook verwijderen met SHIFT 3 (#). Alleen dit hoeft in principe niet aangezien je voldoende ruimte hebt.

Wil je toch liever de e-mail nog even bewaren? Druk ‘g’ en ‘i’ in achter elkaar.

‘g’ ‘i’ – Terug naar Inbox.

Chill! Je hebt alleen de belangrijke e-mails nog over. Dit zijn de e-mails waar je iets mee wilt gaan doen. Het fijne is nu dat je inbox lekker is opgeruimd en jij overzicht hebt. Weet je wanneer dit helemaal lekker is? Als je net terugkomt van vakantie en 300 mail door moet gaan. Binnen mum van tijd is jouw inbox weer overzichtelijk.

E-mails beantwoorden

Mijn doel is nu om te eindigen met een lege inbox. Daarom is het handig om naast de sneltoetsen  een mappenstructuur aan te houden. Een voorbeeld: to do, to read, later. Als vuistregel kun je bijvoorbeeld de 2 minuten regel van David Allen uit het boek “Gettings Things Done” aanhouden.

“Als het minder dan 2 minuten kost, doe het nu”

Lukt dat niet, werk dan vanuit je mappen verder.

Oké, dat was een stukje e-mailmanagement. Nu verder met de sneltoetsen.

Als je zelf een e-mail maakt

‘c’ – Stel een e-mail op.

CTRL – Enter – Verstuur e-mail.

Wanneer je e-mail beantwoord

‘r’ – Reply

‘a’ – Reply all

‘f’ – Forward

‘k’ – Ga naar de volgende e-mail

‘j’ – Vorige e-mail

Er zijn een aantal andere bewezen manieren om minder tijd kwijt te zijn aan e-mail. Zoals, check je e-mail alleen op regelmatige tijdstippen, vermijd reply to all e-mails en vermijd bevestigingse-mails (ok, is goed), schrijf je uit voor nieuwsbrieven etc.. Hier kun je ook mee aan de slag mocht dat je dat willen.

Dat was hem. 10 sneltoetsen die jouw e-mail leven een stuk makkelijker zullen maken. 10 sneltoetsen je in in een paar minuten uit je hoofd leert. Het overzicht vind je onderaan. Print het uit, plak op je bureau en begin met het besparen van tijd en moeite.


Interessant stuk? Schrijf je in voor de nieuwsbrief (helemaal onderaan) en deel dit artikel met je collega’s. Zij (en ik) zullen het waarderen.

 

x Selecteer e-mail (Enter = geselecteerde e-mail openen)
e Archiveren
g i Terug naar inbox
c Stel een e-mail op
CTRL enter E-mail versturen
r Reply
a Reply all
f Forward
k Ga naar volgende e-mail uit inbox (bij geopende e-mail)c
j Ga naar vorige e-mail uit inbox (bij geopende e-mail)